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Novo sistema de informação “Empresa Online 2.0” Alterações a diplomas legislativos avulsos
11 de Abril, 2024

Foi publicado no passado dia 3 de Abril o Decreto-Lei n.º 28/2024, de 3 de abril, que adapta o ordenamento jurídico ao novo sistema de informação “Empresa 2.0”.

As principais alterações efetuadas com a entrada em vigor deste diploma dizem respeito a:

  1. Código do Registo Comercial;
  2. Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado;
  3. Decreto-Lei n.º 125/2006, de 29 de Junho, que cria a “Empresa Online“;
  4. Decreto-Lei n.º 24/2019, de 1 de Fevereiro, que estabelece as regras aplicáveis à comunicação eletrónica entre o registo comercial nacional e os registos de outros Estados-Membros da União Europeia; e
  5. Decreto-Lei n.º 109-D/2021, de 9 de dezembro, que cria um regime de registo online de representações permanentes de sociedades com sede no estrangeiro.

Enquadramento

A 30 de junho de 2006 entrou em vigor o Decreto-Lei n.º 125/2006 de 25 de junho, que veio criar um regime especial de constituição on-line de sociedades comerciais e civis, denominado “Empresa Online”. Tal regime é caracterizado, não só pela simplificação procedimental, como também pela redução dos custos associados, tendo-se tornado no método preferencial de constituição de sociedades.

Com a necessidade de agilizar e melhorar os serviços prestados, foi desenvolvido um novo sistema de informação, o “Empresa Online 2.0

A entrada em funcionamento do “Empresa Online 2.0” trouxe novos modelos procedimentais e funcionalidades que promovem um acesso a serviços mais rápidos e eficientes. Através da criação de uma página eletrónica específica dedicada a cada entidade, será possível centralizar toda a informação disponível no sistema de registos, assim facilitando o acesso à informação, bem como permitindo uma interação mais acessível com os serviços de registo disponíveis online.

Deste modo, tendo a Administração Pública (e neste caso o próprio Instituto dos Registos e Notariado, I.P.) acesso às informações prestadas pelos particulares, será possível evitar a duplicação da informação prestada, recorrendo-se para tal à interoperabilidade entre a nova plataforma “Empresa Online 2.0” e outros sistemas de informação públicos.

Aproveitando estas novas ferramentas tecnológicas, foi também melhorado o regime do registo online de representações permanentes de sociedades com sede no estrangeiro.

 

Principais alterações

1) Código do Registo Comercial

As alterações efetuadas ao Código do Registo Comercial dizem respeito ao registo definitivo de sociedades comerciais com representações permanentes sediadas noutro Estado-Membro e à tramitação, comunicações e notificações por via eletrónica.

Deste modo, passa a prever-se que, além da criação e encerramento, também a alteração de representação permanente de sociedade portuguesa por quotas, anónima ou em comandita por ações, efetuado noutro Estado-Membro seja comunicada através do sistema de interconexão dos registos da União Europeia, determinando-se o registo oficioso desse facto (cfr. artigo 67.º-B).

Este diploma passa ainda a prever que as notificações realizadas por via eletrónica se consideram efetuadas no terceiro dia posterior ao do seu envio, ou no primeiro dia útil seguinte a esse, quando o não seja (cfr. artigo 116.º n.º 3).

Além disto, foi aditado ao Código do Registo Comercial o artigo 14.º-A que diz cria a “Página eletrónica da entidade”. Pretende-se com esta ferramenta a disponibilização da informação associada à entidade, numa página eletrónica especialmente criada para o efeito, onde será possível consultar a situação de registo, aceder aos serviços online de registo e ao próprio histórico de interação com os serviços, a regulamentar por portaria. Esta página poderá, ainda, conter informação detida por outras entidades públicas relativamente à mesma entidade.

 

2) Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado

Os emolumentos pela prática dos atos compreendidos no regime especial de constituição online de sociedades, com ou sem nomeação de órgãos sociais ou secretário da sociedade e com opção por pacto ou ato constitutivo de modelo aprovado, ou com a opção de pacto constitutivo elaborado pelos interessados, passam a ter um valor único onde se inclui o custo da aprovação eletrónica e automática da firma, bem como a publicação obrigatória do registo (vide artigo 27.º n.º 3.8).

 

3) Decreto-Lei n.º 125/2006, que cria a “Empresa Online

É neste diploma que se procede a mais alterações, nomeadamente ao nível do procedimento, da intervenção de advogados, solicitadores e notários, do prazo de apreciação do pedido, das diligências subsequentes, e, por fim, da regulamentação.

Relativamente ao procedimento (artigo 5.º), esclarece-se que se efetuam mediante prévia autenticação eletrónica segura na Internet: i) a indicação dos dados e a autorização para a sua partilha para efeitos de preenchimento do pacto social ou do ato constitutivo da sociedade; ii) a entrega de documentos; iii) a aceitação da designação para o cargo de gerente ou administrador e a declaração da qual conste não terem conhecimento de circunstâncias suscetíveis de os inibir da ocupação do cargo, quando não for efetuada no pacto social ou no ato constitutivo da sociedade.

Além disso, salienta-se uma alteração muito importante quanto à intervenção de mais de um interessado na constituição da sociedade. No regime anterior, previa-se o acesso conjunto, simultâneo ou sucessivo, ao respetivo processo de constituição on-line. Agora, passa a exigir-se que cada interessado aceda ao processo de constituição online, para aposição da assinatura eletrónica no pacto social ou ato constitutivo da sociedade que subscreve. Apesar disto, os documentos entregues no processo de constituição online de sociedade podem ser assinados através de assinatura eletrónica qualificada ou autógrafa.

Sem prejuízo da competência para certificação de fotocópias atribuída por lei a outras entidades, para efeitos de constituição online de sociedades, os gerentes, administradores e secretários podem quando os promovam, certificar a conformidade dos documentos eletrónicos por si entregues na plataforma com os documentos originais em suporte de papel, com exceção do pacto social ou do ato constitutivo.

Por sua vez, quanto aos registos relativos a factos posteriores à constituição da sociedade, os interessados podem formular tais pedidos através da referida plataforma.

Ainda em relação ao procedimento, estabelece-se como meios de autenticação eletrónica segura, a utilização de certificado digital qualificado (através do cartão de cidadão ou de chave móvel digital), e ainda a utilização de meios de identificação eletrónica emitidos noutros Estados-Membros, desde que reconhecidos para efeitos de autenticação transfronteiriça.

Relativamente à intervenção de advogados, solicitadores e notários (artigo 7.º), estes passam a poder desencadear as notificações eletrónicas, no caso de intervir mais de um interessado na constituição da sociedade, para obter a aposição da assinatura eletrónica no pacto social ou ato constitutivo da sociedade que subscreve; passam também a poder enviar, através da plataforma, o pacto social ou o ato constitutivo da sociedade, bem como as declarações dos gerentes e administradores onde conste não terem conhecimento de circunstâncias suscetíveis de os inibir da ocupação do cargo.

Passando para o prazo do procedimento, estipulava-se que o pedido de constituição de uma sociedade só seria apreciado pelo serviço competente depois da emissão do comprovativo eletrónico. Com o novo regime previsto no artigo 11.º revogou-se aquela previsão., passando a vigorar a regra que o serviço competente deverá convidar o requerente a enviar no prazo de cinco dias os documentos em falta. Ainda quanto ao prazo do procedimento, prevê-se que se os interessados optarem por pacto ou ato constitutivo de modelo aprovado, e não seja necessário a entrega de autorizações especiais para a constituição da sociedade, o serviço competente procede ao registo e às diligências subsequentes no prazo de 5 dias a contar da confirmação do pagamento e desde que tenham sido entregues os documentos previstos. Nas restantes situações, o serviço competente procede ao registo e às diligências subsequentes no prazo de 10 dias. Se não for possível cumprir estes prazos, o requerente é notificado por via eletrónica dos motivos de tal atraso. Por fim, acrescenta-se o facto de a não conclusão do procedimento de constituição de sociedade por facto imputável ao requerente determinar a caducidade do direito ao uso da firma previamente criada.

Relativamente às diligências subsequentes, previstas no artigo 12.º do respetivo diploma, revoga-se a questão do tratamento de dados indicados e dos documentos entregues pelos interessados, bem como a apreciação do pedido pelos serviços competentes. Além disso, revoga-se a competência atribuída ao serviço competente para a prática dos atos previstos nos anteriores n.ºs 2 e 3 do artigo 12.º. Passa a vigorar que, nos casos de aquisição de marca registada, se dispensa o documento escrito e assinado pelas partes, tal como previsto no n.º 4 do artigo 30.º do Código da Propriedade Industrial, e também não há lugar à emissão do título de concessão previsto no artigo 26.º do mesmo diploma.

Prevê-se ainda que, assim que forem disponibilizados aos serviços competentes os dados necessários ao controlo das obrigações da sociedade por parte da administração tributária, os serviços da administração tributária notificam, por via eletrónica, os serviços da segurança social dos elementos relativos ao início de atividade.

A última alteração efetuada neste diploma foi a propósito da regulamentação (artigo 17.º), prevendo-se que será regulado por portaria do Ministério da Justiça, além da designação, o funcionamento e as funções da plataforma , o procedimento de constituição online de sociedade, designadamente os requisitos e condições de utilização da autenticação eletrónica e da assinatura eletrónica, os documentos a entregar, a receção e validação do pedido, os atos, comunicações e notificações a efetuar, bem como os respetivos prazos para a prática dos mesmos.

 

4) Decreto-Lei n.º 24/2019, que estabelece as regras aplicáveis à comunicação eletrónica entre o registo comercial nacional e os registos de outros Estados-Membros da União Europeia

Como referido supra, passou a prever-se no artigo 67.º-B do Código do Registo Comercial que, além da criação e encerramento, também a alteração da representação permanente de sociedade portuguesa por quotas, anónima ou em comandita por ações, efetuado noutro Estado-Membro e comunicado através do sistema de interconexão dos registos da União Europeia, determina o registo oficioso desse facto no registo comercial nacional.

 

5) Decreto-Lei n.º 109-D/2021, que cria um regime de registo online de representações permanentes de sociedades com sede no estrangeiro

O artigo 3.º passa a ter a designação de “Procedimento”. Deste modo, apenas se prevê que os interessados no registo online de representações permanentes de sociedades com sede no estrangeiro formulam o seu pedido online.

No que se refere às diligências subsequentes, resulta do artigo 5.º que, quando existirem documentos em falta e quando não seja possível suprir oficiosamente as informações que deles devam constar, o serviço competente convida os interessados a enviar no prazo de cinco dias, os respetivos documentos.

Por fim, o serviço competente procede ao registo da representação permanente e da designação dos respetivos representantes, bem como às diligências subsequentes, no prazo de 10 dias, a contar da confirmação do pagamento efetuado pelos interessados e desde que entregue os documentos previstos.

Para finalizar, esclarecer que quanto ao tratamento de dados e interoperabilidade, o preenchimento de requerimentos ou a instrução dos procedimentos de constituição online de sociedades e de registo online de representações permanentes, podem ser feitos com recurso a informação constante das bases de dados da Administração Pública. Apesar disto, o uso de tal informação deve ter sempre em consideração o princípio da proporcionalidade e da minimização, destinando-se a permitir uma melhor agilização de toda a informação e, assim, evitar que os requerentes tenham de fornecer novamente informações (nomeadamente, nome, morada, data de nascimento e estado civil) que já constam das bases de dados da Administração Pública.

Todas estas alterações fornecem um sistema simplificado de constituição online de sociedades, conciliando as novas tecnologias, com as necessidades de facilitação, eficiência e rapidez dos tempos atuais.

 

Estas alterações entram em vigor no dia 4 de abril de 2024, com produção de efeitos a 31 de março de 2024.

 

A presente informação não dispensa a consulta do diploma.

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